Muzeum Współczesne Wrocław ogłasza nabór na wolne stanowisko: Asystent/ka Dyrektora Specjalista ds. kancelaryjnych i programowych (zatrudnienie od lipca 2022 r.)
Muzeum Współczesne Wrocław ogłasza nabór na wolne stanowisko:
Asystent/ka Dyrektora
Specjalista ds. kancelaryjnych i programowych
(zatrudnienie od lipca 2022 r.)
Zakres obowiązków:
Bieżąca pomoc w wykonywaniu obowiązków służbowych Dyrektora.
Dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i spraw zawodowych, w tym: zaopatrzenie potrzeb bieżących, obsługa, przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, przesyłek kurierskich, rejestracja korespondencji.
Obsługa oraz archiwizacja dokumentacji, współtworzenie oraz rejestracja umów.
Prowadzenie kalendarza, umawianie spotkań i organizacja wizyt gości, kontakt z interesantami, współpraca z podmiotami zewnętrznymi.
Dbanie o skrzynkę pocztową, w tym zarządzanie mailami oraz raportowanie.
Zbieranie danych, ich analiza, raportowanie, tworzenie pism, analiz, raportów, sprawozdań, prezentacji oraz podsumowań.
Publikowanie zarządzeń, regulaminów, ogłoszeń w wewnętrznej sieci Intranecie.
Tłumaczenie i redagowanie pism oraz korespondencji związanych z pracą biura.
Koordynacja współpracy z partnerami zewnętrznymi, w tym m.in.: kancelariami prawniczymi, dostawcami usług i towarów, artystami, koordynatorami projektów.
Koordynacja projektów i spotkań.
Organizacja i koordynacja spotkań oraz wyjazdów przełożonego.
W razie konieczności asystowanie podczas wyjazdów służbowych.
Dbanie o prawidłowy przepływ informacji w firmie.
Udział w spotkaniach i przygotowywanie sprawozdań z ich przebiegu.
Monitorowanie stanu zaopatrzenia biura i zamawianie artykułów biurowych oraz spożywczych.
PROJEKTY /we współpracy z zespołem merytorycznym oraz księgowością/
Prowadzenie monitoringu informacji w zakresie ogłaszanych konkursów na pozyskiwanie funduszy na realizację działalności artystycznej, naukowej, wydawniczej, promocyjnej w ramach projektów unijnych, środków z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, NAWA, UM oraz innych źródeł zewnętrznego finansowania.
Opracowywanie wniosków o dofinansowanie ww. projektów samodzielnie w porozumieniu z Działami lub przy współpracy z podmiotami zewnętrznymi.
Koordynacja procesu aplikowania o środki finansowe pod względem formalnym /kompletowanie dokumentów, terminowe przekazywanie podmiotom zewnętrznym/.
Przygotowywanie dokumentów związanych z realizacją projektów, sporządzanie raportów, wykonywanie rozliczeń i sprawozdań z realizacji projektów.
Pomoc w organizacji poszczególnych zadań projektów m.in. poprzez: przygotowywanie umów i zamówień, organizację podróży, organizowanie tłumaczeń, organizację spotkań, koordynacja czynności związanych z przygotowaniem, przeprowadzaniem postępowań oraz udzielaniem zamówień publicznych.
Wymagania:
Wykształcenie wyższe humanistyczne, mile widziane zainteresowanie sztuką współczesną
Co najmniej podstawowa wiedza z zakresu ekonomii, rachunkowości, prawa oraz ogólnego savoir-vivre.
Co najmniej kilkuletniego doświadczenie na stanowisku związanym z asystą biurową.
Biegła znajomość j. angielskiego, znajomość drugiego języka obcego będzie dodatkowym atutem.
Znajomość biegłej obsługi komputera oraz sprzętów biurowych.
Biegła znajomość programów biurowych, w szczególności MS Office.
Biegłość w social mediach /obsługa konta na Facebooku, Instagramie, inne/.
Zdolności organizacyjne i interpersonalne.
Umiejętność analityczno-logicznego myślenia i rozwiązywania problemów.
Komunikatywność i umiejętność budowania dobrych relacji z ludźmi.
Wysoka kultura osobista.
Doskonała organizacja własnej pracy, zadaniowość, umiejętność planowania, zarządzania czasem oraz pracą.
Umiejętność radzenie sobie ze stresem i presją czasu.
Samodzielność i dyspozycyjność.
Sumienność i rzetelność.
Prawo jazdy kategorii B.
Oferujemy:
Stabilne warunki zatrudnienia.
Pracę na pełny etat na podstawie umowy o pracę.
Praca od poniedziałku do piątku w godzinach: 8:00-16:00.
Prestiżowe środowisko pracy.
Współpracę z zaangażowanym zespołem specjalistów.
Możliwość rozwoju i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w tym szkolenia w zakresie
przygotowywania i realizacji projektów.
Szeroki i różnorodny zakres zadań.
Możliwość udziału w ciekawych wydarzeniach kulturalnych.
Parking dla pracowników dojeżdżających samochodem lub rowerem.
Wymagane dokumenty:
CV.
Dokumenty potwierdzające wykształcenie/kwalifikacje.
Aplikacje należy składać do dnia 30.06.2022 r.:
- przez portal pracuj.pl
- osobiście (biuro Muzeum Współczesnego Wrocław, pl. Strzegomski 2a) lub
- pocztą elektroniczną na adres: praca@muzeumwspolczesne.pl lub
- pocztą na adres:
Muzeum Współczesne Wrocław
pl. Strzegomski 2a
53?681 Wrocław
Klauzula informacyjna:
1) Administratorem danych osobowych jest Muzeum Współczesne Wrocławia (MWW), pl. Strzegomski 2a; 53-681 Wrocław.
2) Dane kontaktowe inspektora ochrony danych Muzeum: mww@prudenspdp.pl
3) Celem zbierania danych jest zapewnienie by proces rekrutacji przebiegał zgodnie z przepisami prawa.
4) Administrator udostępnia dane osobowe:
gdy taki obowiązek wynika z przepisów obowiązującego prawa, m.in. do Krajowej Administracji Skarbowej, komornikom sądowym i innym organom państwowym, w tym również służbom sanitarnym;
operatorom pocztowym, firmom kurierskim;
Ponadto dane osobowe zainteresowanych pracą mogą być ujawniane podmiotom przetwarzającym na zlecenie i w imieniu administratora, na podstawie zawartej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w celu świadczenia określonych w umowie usług teleinformatycznych takich jak hosting, dostarczanie lub utrzymanie systemów informatycznych.
5) Przekazywanie danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych. Administrator nie przekazuje danych poza teren Polski/ UE/ Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
6) Każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo sprzeciwu, zażądania zaprzestania przetwarzania i przenoszenia danych, jak również prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7) Dane nie będą podlegały automatycznemu przetwarzaniu ani profilowaniu,
8) MWW jako Administrator jest obowiązany do przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania Muzeum. Muzeum zobowiązuje się przechowywać dane przez okres niezbędny dla prawidłowego wykonania umowy, nie dłużej jednak niż do przedawnienia dochodzenia roszczenia lub do dnia przedawnienia wszystkich obowiązków podatkowych wynikających z takiej umowy, w zależności od tego który z tych terminów będzie późniejszy.
Jednocześnie informujemy, że aplikując na powyższą ofertę pracy zgadzają się Państwo na przetwarzanie przez MWW danych osobowych zawartych w Państwa zgłoszeniu rekrutacyjnym dla celów kolejnych rekrutacji. Jeżeli nie chcą Państwo, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane o Państwa osobie, prosimy nie zamieszczać ich w swoich dokumentach rekrutacyjnych. Państwa zgoda w tym zakresie jest dobrowolna i nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.